Чем неавтоматизированная обработка пд отличается от автоматизированной

Автоматизация обработки данных

Информационнаятехнология – это системно-организованнаяпоследовательность операций, выполняемыхнад информацией с использованием средстви методов автоматизации.

Основная цельавтоматизированной информационнойтехнологии – получать посредствомпереработки первичных данных информациюнового качества, на основе которойвырабатываются оптимальные управленческиерешения. Поэтому тема «Автоматизацияобработки данных: основные технологическиекомпоненты» является актуальной ужемногие годы.

Информационнаятехнология справляется с существеннымувеличением объемом перерабатываемойинформации и ведет к сокращению сроковее обработки.

Информационные технологииявляются наиболее важной составляющейпроцесса использования информационныхресурсов в управлении.

Это достигаетсяза счет интеграции информации, обеспеченияее актуальности и непротиворечивости,использования современных техническихсредств для внедрения и функционированиякачественно новых форм информационнойподдержки деятельности аппаратауправления.

Сейчас борьба идетза скорейший вывод на рынок новых иболее привлекательных товаров – т.е.доминирующей стратегией становитсястратегия дифференциации, а не лидерствапо издержкам. В этом главная роль ужепринадлежит не столько производственным,сколько офисным технологиям.

Движущей силой преобразованийявляется стремление получить преимуществапо автоматизации обработки данных, азначит, и по максимально качественной,доступной, достоверной и своевременнойинформации.

Подинформационными технологиями принятопонимать человеческую деятельность,связанную с производством, реализациейи последующим обслуживанием техническихсредств, программного обеспечения ителекоммуникаций, то есть средствобработки, отображения, хранения,передачи, накопления информации.

Ктехническим средствам относятся: впервую очередь компьютеры, являющиесяодним из последних технических достижений,особенно персональные, позволяющие поопределенным алгоритмам обрабатыватьи отображать информацию, накапливатьи генерировать знания; во – вторых, эторазличные средства связи – те жетелекоммуникации, такие, как радио- ителевизионная связь, телефакс, цифровыесистемы связи, компьютерные сети,космическая связь, позволяющиевоспринимать, использовать и передаватьинформацию практически в любой точкеземного шара; и, в-третьих, это средстванакопления больших объемов информациина машинных носителях, таких, какмагнитные и оптические диски. Программноеобеспечение подразумевает под собойобеспечение средствами обработкиинформации.

1.1. Процедуры автоматической обработки данных

Информационныетехнологии организации служатстратегическим целям бизнеса, используютсядля управления деятельностью структури объектов, финансовыми, информационными,материальными потоками, рабочими местамии коллективами людей.

Спрос на информациюи информационные услуги в сфере экономикии управления обеспечивает развитие,распространение и все более эффективноеиспользование информационных технологий.

Информационнаятехнология – это системно-организованнаяпоследовательность операций, выполняемыхнад информацией с использованием средстви методов автоматизации.1

Стратегическиецели информационных технологийзаключаются в обеспечении развитиябизнеса, его управляемости и качества,конкурентоспособности, снижениистоимости выполнения бизнес-процессов.Операциями являются элементарныедействия над информацией.

К типовымтехнологическим операциям относят:сбор и регистрацию информации, еепередачу, ввод, обработку, вывод, хранение,накопление, поиск, анализ, прогноз,принятие решений.

Средства и методыавтоматизации включают технику,программы, способы и подходы в организацииинформации, информационных систем итехнологий, в обслуживании пользователей.

Технологииразличаются составом и последовательностьюопераций, степенью их автоматизации(долей машинного и ручного труда),надежностью их выполнения. Надежностьреализуется качеством выполненияосновных операций и наличием разнообразногоих контроля.

Кроме того, организацияинформационных технологий определяетсярядом факторов и критериев.

Главные ихних: объемы информации, срочность иточность ее обработки, структурные ипредметные особенности объектауправления, соответствие временнымрегламентам взаимодействия производственныхпроцессов и их элементов.

Для удобствапроектирования и управления технологическиеоперации объединяют в процедуры илиэтапы обработки и преобразования, т.е.в более укрупненные элементытехнологического процесса.

Например,процедура сбора и регистрации первичнойинформации включает ее доставку, сбор,передачу, регистрацию на машинномносителе или бумаге, ввод в систему,контроль ввода. При этомдолжны быть обеспечены достоверность,полнота и своевременность процедуры.

Особенность процедуры в ее низкойстепени автоматизации, так как можетприсутствовать клавиатурный ввод,который отличается большими трудозатратамии ошибками.

Процедура передачиинформациивключает кроме самой передачи операцииввода данных в систему, в сеть,преобразования из цифровой формы ваналоговую и наоборот, операции выводасообщений, контроль ввода и вывода,защиту данных.

Отличается эта процедураспособами передачи (почта, каналы связи,транспортные средства), разнообразиемсредств передачи, организацией процессапередачи.

Высокая степень автоматизацииэтой процедуры достигается дорогамиспособами, но технология в целомстановится более эффективной.

Процедуры обработкиинформацииявляются главными в информационныхтехнологиях. Остальные процедуры носятвспомогательный характер. Процедурыобработки включают: операции вводаинформации в систему, ввода, обработки,вывода результатов, отображениярезультатов и их контроля. Все операциивыполняются автоматически.

Результатом процедур обработкиявляется информационное обслуживаниепользователей для различных аспектовуправления.1

В составе процедурывыполняются операции хранения, запроса,поиска данных, контроля поиска, выдачиинформации, формирования или отображениясообщения, контроля выдачи и отображения.

Процедура анализа,прогноза, принятия решений -это наиболее сложная, интеллектуальнаяпроцедура выполняется человеком набазе подготовленных данных, знаний, ихмоделей, правил работы со знаниями имоделями, альтернативных решений.

Процедуры обработкимогут различаться в зависимости от форми видов представления данных. Организацияобработки цифровой, символьной, текстовой,табличной информации, в виде баз данных,сигналов, речи, звуков, документов,изображений имеет свои особенности испецифику, которые должны быть известныпользователю-экономисту. Варианты видовобработки показаны на рис. 1.

В экономическойдеятельности наиболее распространеноцифровое и буквенное отображениеинформации в различных вариантах исочетаниях: документы, тексты, таблицы,файлы, базы данных и др. В информационныхтехнологиях экономической деятельности,так же как в телевидении, кино-,мультимедийных технологиях, широкоиспользуются изображения, речь, звуки,сигналы и т.д.

Рис. 1. Обработкаинформации и ее виды1

В управлениитехнологическими процессами и объектамидискретного и непрерывного действияобработка сигналов, сообщений наиболеечасто употребляется для управления нанизовом, производственном уровне.

Длясреднего и верхнего уровней управленияпредприятием информация обобщается,группируется, агрегируется, чтобыполучить более полную и достовернуюкартину состояния всего производствапри принятии управленческих решений.

Работа с базамиданных наиболеераспространенная и эффективнее всегореализуется в конфигурации «клиент-сервер».Клиент-сервер- это модельвзаимодействия компьютеров в сети. Какправило, компьютеры в такой конфигурациине являются равноправными. Каждый изних имеет свое, отличное от других,назначение, играет свою роль.

Некоторыекомпьютеры в сети владеют и распоряжаютсяинформационно-вычислительными ресурсами,такими, как процессоры, файловая система,почтовая служба, служба печати, базыданных. Другие же компьютеры имеютвозможность обращаться к этим службам,пользуясь услугами первых.

Компьютер,управляющий тем или иным ресурсом,принято называть сервером этого ресурса,а компьютер, желающий им воспользоваться- клиентом (рис. 2). Конкретный серверопределяется видом ресурса, которым онвладеет.

Например, винформационной системе, включающейперсональные компьютеры, большую ЭВМи мини-компьютер, последний можетвыступать как в качестве сервера базыданных, обслуживая запросы от клиентов- персональных компьютеров, так и вкачестве клиента, направляя запросыбольшой ЭВМ.

Этот же принципраспространяется и на взаимодействиепрограмм. Если одна из них выполняетнекоторые функции, предоставляя другимсоответствующий набор услуг, то такаяпрограмма выступает в качестве сервера.Программы, которые пользуются этимиуслугами, принято называть клиентами.

Рис. 2. Модель«клиент-сервер».1

Обработка информации(данных) строится на использованиитехнологии баз и банков данных.1В базе информация организована поопределенным правилам и представляетсобой интегрированную совокупностьвзаимосвязанных данных. Такая технологияобеспечивает увеличение скорости ихобработки при больших объемах.

Обработка данныхна внутримашинном уровне представляетсобой процесс выполнения последовательностиопераций, задаваемых алгоритмом.Технология обработки прошла длинныйпуть развития.

Сегодня обработка данныхосуществляется компьютерами или ихсистемами. Данные обрабатываются прикладными программами пользователей.

Первостепенное значение в системахуправления организациями имеет обработкаданных для нужд пользователей, и в первуюочередь для пользователей верхнегоуровня.

В процессе эволюцииинформационных технологий заметностремление упростить и удешевить дляпользователей компьютеры, их программноеоснащение и процессы, выполняемые наних.

Реализация технологий«клиент-сервер» может иметь различияв эффективности и стоимостиинформационно-вычислительных процессов,а также в уровнях программного итехнического обеспечения, в механизмесвязей компонентов, в оперативностидоступа к информации, ее многообразиии т.д.

Получение разнообразного и сложногосервиса, организованного в сервере,делает работу пользователей болеепроизводительной и стоит пользователямдешевле, чем сложное программно-техническоеоснащение многих компьютеров-клиентов.

Источник: https://studfile.net/preview/7093215/

Неавтоматизированная обработка персональных данных в образовательных учреждениях

Любые сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес, семейное положение и т.п.) составляют персональные данные о нем. В отраслевом законе 152-ФЗ «О персональных данных» определено, что оператором, который обрабатывает персональные данные, может быть любое юридическое лицо. Рассмотрим вопрос обработки персональных данных в образовательных учреждениях.

Обработка персональных данных в образовательных учреждениях в информационных системах

Обработка — это любое действие с персональными данными, которое может включать в себя, как перечислено в определении, сбор, накопление, запись, систематизацию, уточнение, извлечение, использование, хранение, передачу, обезличивание, блокирование, уничтожение. Любое из этих действий, как в совокупности, так и отдельно, подпадает под понятие обработки.

Особое внимание образовательным учреждениям нужно обратить на защиту персональных данных при обработке их в информационных системах.

Существует понятие информационной системы, которое поддерживается в том числе отраслевым законодательством, то есть, законом «Об образовании» № 273-ФЗ.

Информационная система  – это совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Организация может использовать не только чужие системы, какие-то общие ресурсы, созданные учредителями специально по какому-то проекту для конкретного образовательного учреждения (или нескольких учреждений), но и собственные информационные системы. Причем в образовательных учреждениях могут создаваться такие системы, направленные не только на обучение – самой распространенной является «1 С-Бухгалтерия» для обработки персональных данных работников.

При обработке персональных данных могут использоваться средства автоматизации или может производится без использования таких средств.

При неавтоматизированной обработке персональных данных в образовательных учреждениях необходимо руководствоваться требованиями, утвержденными в 2008 году постановлением Правительства № 687 «Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».

Допустим, система принадлежит не образовательной организации, а только ею используется. Из этой системы берутся данные и формируются собственные определенные списки – ответственное лицо обрабатывает персональные данные, которые затем хранятся в образовательном учреждении. Такая совокупность действий считается  неавтоматизированной обработкой.

Согласно пункту 2 Общих положений постановления, «обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе либо были извлечены из нее». Это подтверждает предыдущее высказывание о том, что извлеченные из системы данные обрабатываются неавтоматизированным способом.

О чем нужно информировать лиц, которые обрабатывают персональные данные образовательных учреждений

Согласно пункту 6 вышеуказанного Положения, лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе работники образовательных учреждений или лица, которые занимаются такой обработкой по договору с ним), должны быть проинформированы:

• о факте обработки ими персональных данных. Это можно осуществить с помощью прописывания в должностной инструкции о том, что этот работник причастен к обработке таких данных.
• о категориях персональных данных, которые обрабатывают. При этом необходимо по каждой категории обозначить место хранения материальных носителей, а также должен быть установлен перечень лиц, .
• об особенностях, способах и правилах осуществления неавтоматизированной обработки.

То есть, работник должен быть ознакомлен со всей полной нормативной информацией, которая имеет отношение к обработке персональных данных, начиная с федеральных правовых актов исполнительной власти, заканчивая теми локальными актами, которые существуют в образовательном учреждении. Лучше, конечно, эти положения прописать в должностных инструкциях исполнителя.

Источник: https://www.menobr.ru/article/60341-qqe-16-m9-neavtomatizirovannaya-obrabotka-personalnyh-dannyh-v-obrazovatelnyh-uchrejdeniyah

Закон об обработке персональных данных в организации

В век новых технологий и интернета любая информация распространяется с огромной скоростью. Социальные сети здорово «помогают» процессу, делая общедоступными персональные данные гражданина. Чаще всего личную информацию предоставляют при устройстве на работу. Для этого существует закон об обработке персональных данных в организации. Этот закон и обсудим в статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Что значит обработка?

Любой человек может ознакомиться с информацией об ином гражданине, как при выполнении должностных обязанностей, так и при нерабочем общении, в ходе просмотра интернет – страниц, а также чтения газеты. Этот (специальный или неспециальный) сбор информации не имеет отношения к обработке персональных данных: ознакомился, прочитал и забыл, скорее всего.

Если же личные данные специально собираются, чтобы их использовать и хранить, то такое действие уже означает обработку персональных данных. Данный процесс происходит чаще всего в учебных учреждениях и больницах: необходимая информация регистрируется, фиксируется в базах, а также классифицируется, чтобы потом ее использовать в законных целях.

Относится ли заработная плата к персональным данным читайте в нашей статье.

Если сведения собирает писатель или журналист, то он вправе обрабатывать личные данные в творческих целях.

Личная информация обрабатывается двумя способами: автоматизировано и неавтоматизировано.

Неавтоматизированной считается та обработка, которую производят с личным участием гражданина.

Если личные данные проходят обработку без средств автоматизации, то их необходимо отделять от прочих сведений. Можно это сделать путем их отметки, к примеру, на полях бланков. Строго не разрешается помещать на единый носитель личные данные, если известно заранее, что цели их обработки несовместимы.

Если личная информация граждан относится к разным категориям, то необходимо для каждого вида применять индивидуальный носитель.

Два следующих пункта ведут к ответу на вопрос, какие системы можно считать автоматизированными, а которые таковыми не являются.

Рассмотрим их подробно:

• Личные данные, которые содержатся в системе персональных данных, могут считаться обработанными с помощью неавтоматизированного процесса, если их использование уничтожение производятся при личном присутствии гражданина.
• Нельзя подтвердить тот факт, что данные были автоматизировано обработаны, основываясь только на том, что они существуют в информационной системе персональной информации.

Автоматизированная обработка личных сведений – это обработка персональной информации с применением вычислительных средств.

Такая обработка может включать в себя некоторые процессы, которые производятся с помощью автоматизированных средств: применение математических операций с этими показателями, а также их корректировка и избавление от них.

Обработкой личных данных называется любое действие, которое осуществляется с предоставленной информацией. Обработкой личных данных считаются следующие действия:

• сбор;
• фиксирование;
• использование;
• уничтожение.

Правила и порядок работы

Личные данные трудящегося, которые необходимы руководителю, состоят из нескольких пунктов:

• Информация об образовании.
• Информация о трудовом опыте, а также месте работы, где гражданин прежде трудился и какую должность занимал.
• Краткая информация о членах семьи и их рабочих местах.
• Информация об имеющихся заболеваниях и о здоровье в целом.

В ходе обработки данных трудящегося организации (получении, передачи, и прочем применении) работники кадрового отдела должны придерживаться определенных правил:

1. Обрабатывать личную информацию сотрудника организации только с учетом регламентов законодательства, помогать трудящимся с устройством на работу.

   А также оказывать помощь с обучением и повышением по карьерной лестнице, и следить за качеством выполняемых поручений. Помимо этого необходимо обеспечить сохранность имущества.

2. Всю личную информацию должен предоставлять сам сотрудник.

   Если в какой-то момент эту информацию нельзя получить непосредственно у сотрудника, а только у третьего лица, то нужно предварительно получить от гражданина согласие в письменной форме о том, что он не против разглашения сведений.

3. Работник кадрового отдела не может самостоятельно пользоваться информацией о религиозной направленности, либо профсоюзной деятельности сотрудника, если это не имеет отношения к работе. Если эти данные напрямую касаются рабочих отношений, то необходимо согласие сотрудника в письменной форме.

4. Контроль над работниками кадрового отдела и соблюдение настоящего регламента несет их непосредственный руководитель.
5. Все работники должны поставить свои подписи в качестве подтверждения, что они ознакомлены с регламентом.

Зачем нужно согласие?

Согласие на обработку личной информации – это новшество законодательства, которое защищает персональные данные гражданина от нежелательного использования.

Данное согласие необходимо при устройстве на работу, оформления счета в банке, и прочих важных обстоятельствах. Конкретной формы согласия не существует. Его можно оформить в произвольной форме на бланке, который использует предприятие.

Срок, в течение которого согласие будет действительно, указывается непосредственно в самом документе.

Ответственный за персональные данные в организации

Сотрудника, который будет отвечать за получение, обработку и хранение личной информации назначает директор организации.

Также он может назначить определенных лиц, которые будут иметь доступ к персональным данным. Этот документ лучше всего оформить отдельным приказом. Обычно, за всю работу от начала до конца с персональными данными (сбор, обработку и хранение) отвечают следующие лица:

Образец приказа об ответственных лицах за персональные данные в организации можете скачать здесь.

1. Руководитель кадрового отдела.
2. Кадровый инспектор.
3. Руководитель по персоналу.
4. Заместитель руководителя по персоналу.
5. Специалист по работе с персоналом.
6. Либо допускается введение иной должности.

Учитывая законодательство (Закон №152) сотрудник, который собирает и обрабатывает личные сведения, считается оператором. В данном случае оператором считается руководитель.

Передача и хранение

Хранение важных бумаг, в которых содержатся личные сведения о сотрудниках, происходит в огнеупорных шкафах, т.е. сейфах. Ключи от сейфа должны находиться все время у директора кадрового отдела. Если директор в какой-то из дней отсутствует, то ключи должны быть у его заместителя.

Если необходимо передать личные данные трудящегося, то работник кадрового отдела обязан придерживаться определенных правил:

• Нельзя предоставлять третьему лицу личную информацию о трудящемся без его согласия в письменном виде.

Исключения могут быть в случае, когда информация нужна для предотвращения вреда для здоровья сотрудника и в случаях, которые закреплены законодательством. Кроме этого нельзя разглашать персональные данные сотрудника в коммерческих целях без его разрешения.

• Если приходится передавать личные сведения сотрудников, то нужно сообщить тем, для кого предназначается эта информация, что данные сведения можно применять только в тех целях, для которых давался запрос.
• Работник кадрового отдела имеет право доступа исключительно к той информации, которая нужна, чтобы выполнять рабочие обязанности.
• Работник кадрового отдела не имеет таких полномочий, чтобы выяснять информацию о состоянии здоровья сотрудника.

Исключением могут быть такие обстоятельства, которые имеют отношение к вопросу о выполнении трудящимся своих должностных обязанностей.

Если какие-либо работники будут уличены в нарушениях порядка сбора, обработки и выдачи личных данных работника организации, то данные лица понесут дисциплинарную и уголовную ответственность согласно Федеральному законодательству.

В статье 5 ФЗ говорится что, личные данные, которые собирают для их обработки принципами автоматизации, либо с использованием других средств, необходимо производить в таком виде, чтобы благодаря ему можно было вычислить субъекта этих данных.

При этом определение субъекта не должно быть продолжительнее, чем это нужно для обработки. И, если обработка была произведена, то уничтожению персональные данные не подлежат определенное время.

Руководитель должен знать об определенных сроках, которые требуются для сохранности некоторой информации. А персональные данные сотрудника необходимо хранить в течение 75 лет.

Источник: https://bizakon.ru/kadry/zakon-ob-obrabotke-personalnyh-dannyh.html

Неавтоматизированная обработка персональных данных в организации

В этой статье речь пойдёт о правилах обработки персональных данных с участием человека.

Обработка персональных данных бывает:

• автоматизированная — процесс обработки происходит посредством эксплуатации вычислительных средств;
• неавтоматизированная — процесс обработки происходит с использованием человеческих ресурсов;
• смешанная — интеграция в процессе обработки персональных данных вычислительных средств и человеческих ресурсов.

Правила неавтоматизированной обработки персональных данных закреплены в нормативном акте «ПОЛОЖЕНИЕ об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», утверждённом постановлением Правительства РФ №687 от 15 сентября 2008 г.

В этом положении применяются основные Принципы обработки персональных данных, указанные в статье 5 федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 г. «О персональных данных»:

1. Обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе.2. Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.3. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.4. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.5. и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.6. При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных.7. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Итак, подробнее о правилах неавтоматизированной обработки данных.

Организация неавтоматизированной обработки персональных данных

Обработка персональных данных без использования средств автоматизации (неавтоматизированная обработка) — действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляемые при непосредственном участии человека.

Цитирую части положения о неавтоматизированной обработке ПДн:

4. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без
использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее — материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков).

Здесь указывается правило об особом режиме хранения материальных носителей содержащих персональные данные (ПДн).

5. При фиксации персональных данных на материальных носителях
не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не
совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

Если собираются и обрабатываются ПДн в рамках одной цели, то для этих процессов должна быть предусмотрена отдельная форма на отдельном носителе.

6. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).

Речь идёт об указании должностных обязанностей и характера выполняемых работ в рамках трудовых отношений, на основании обязанностей трудового договора, должностных инструкций и других внутренних регулирующих документах.

Использование типовых форм документов, содержащих персональные данные

7.

При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее — типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, — при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

Ведение журналов, реестров, книг при организации пропускного режима

8.

При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:а) необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;б) копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;в) персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.

О несовместимости целей обработки и уничтожении персональных данных

9.

При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:а) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;б) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.10. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).11. Правила, предусмотренные пунктами 9 и 10 настоящего Положения, применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.12. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, — путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

Обеспечение безопасности обработки персональных данных

13.

Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.14. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.15. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.

Основные термины и определения, используемые при неавтоматизированной обработке персональных данных

Термины и определения содержатся в статье 3 федерального закона «О персональных данных»:

• персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
• оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
• обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
• распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
• предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
• блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
• уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
• обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

В следующих статьях речь пойдёт о мерах по обеспечению сохранности персональных данных, исключении несанкционированного доступа к ПДн, о порядке принятия этих мер, и ответственности за их реализацию.

автор: юрист Демешин С.В.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b1fe8014bf161ea0168ce1f/5bf815edbddd2800abc11f9d