Документооборот в организации пример схема

Содержание

➤ Документооборот в организации пример

Документооборот в организации пример схема

Читайте об основных правилах и принципах документооборота и преимуществах его автоматизации. Скачайте 5 полезных материалов от экспертов.

Скачайте полезные документы:

Как внедрить документооборот на предприятии

Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом. 

Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. 

Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:

  • кадровый;
  • производственный;
  • административно-хозяйственный;
  • управленческий;
  • бухгалтерский.

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве. 

  • Как организовать документооборот в кадровой службе

Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:

  • эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
  • оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
  • управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
  • управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями. 

Основные принципы организации документооборота

Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени. 

Соблюдайте принципы документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг:

  1. Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
  2. Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
  3. Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
  4. Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов. 

Таблица. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Посмотреть таблицу в журнале

Система документооборота в организациях

Структура документооборота на предприятии — это три категории документов:

  • входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту;
  • исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам;
  • внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.

Схема документооборота внутри предприятия имеет вертикальную и горизонтальную направленность. Вертикальные документопотоки обеспечивают:

  • прохождение управленческих сигналов сверху вниз,
  • обратную связь,
  • перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня.

Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень. 

Схема потока документов в организации

Скачайте эту и другие схемы в журнале

По какой форме организовать документооборот на предприятии

Организация документооборота на предприятии может быть разработана по одной из трех форм:

  • централизованной: все документы хранят одном подразделении — обычно это входит в функционал канцелярии или секретариата;
  • децентрализованной: документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение;
  • смешанной: это комбинация первых двух форм.

Организационная структура компании и объем документооборота — это главные факторы, которые определяют выбор формы. В небольшой организации с ограниченным документопотоком чаще используют централизованную форма. Функции делопроизводителя при этом поручают сотруднику бухгалтерии, кадровой службы, секретарю-референту.

Компания, чьи структурные подразделения расположены территориально на удалении друг от друга, используют децентрализованную форму организации документооборота.

В крупных компаниях целесообразно организовать движение документов по смешанной форме. Хранит бумаги специализированное подразделение, а текущая документация находится в работе у исполнителей. При этом исполнителям должны быть знакомы требования, предъявляемые к документообороту, а также требованиями по делопроизводству, установлены новым ГОСТ Р 7.0.97-2016

Инструкция по делопроизводству: принципы организации документооборота

Скачать документ в начале статьи >>> 

Схема документооборота на предприятии

Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем.

Объем документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в автоматизированной системе учета. За учетную единицу при регистрации бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно, оригинал это или копия, поступившая как входящие.

С учетом того, что документопотоки могут формироваться несколькими подразделениями, общая схема документооборота может быть достаточно сложной, целесообразно разработать этот регламент для каждого из отделов. 

Документооборот на предприятии: образец схемы для небольшой компании с централизованной формой движения документации

Скачать схему

В чем отличие электронного документооборота от бумажного

Чем выше степень стандартизированности операций и процессов, составляющих основы документооборота, тем легче исполнять главные принципы — оптимизация и беспрерывность. Четыре главных принципа делопроизводства легко поддаются алгоритмизации, поэтому все процессы можно автоматизировать.

Сегодня подавляющее большинство предприятий уже используют системы электронного документооборота. И, если сравнивать его с бумажным, можно сразу выделить пять основных преимуществ. 

  1. Быстрый поиск и передача документов. То, как быстро исполнитель получит нужный документ, никак не зависит от того, где этот документ хранится. Найти его и отослать исполнителю можно в режиме реального времени, то есть — сразу. Исполнитель и сам может осуществлять поиск необходимых документов, используя ключевые слова или другие задаваемые критерии отбора.
  2. Документы можно хранить сколь угодно долго без потери качества и утраты информации. Если бумажный документ с течением времени может потерять первоначальный вид, выцвести, порваться, то в электронном формате он будет храниться в первоначальном виде так долго, как это требуется.
  3. Доступ к электронному документу можно легко разграничить. В отличие от бумажного документооборота, конфиденциальные электронные документы легко можно зашифровать, ограничив несанкционированный доступ. Передавать их также можно по защищенным каналам связи с использованием специальных кодов и ключей. Доступ к хранящимся документам можно легко и быстро настроить с учетом прав пользователей.
  4. Электронные системы документооборота обеспечивают строгий контроль за движением документации. Это позволяет исключить человеческий фактор при контроле исполнения и гарантирует своевременное выполнение поручений и обязательств, что является условием успешной деятельности предприятия.
  5. Существенная экономия средств компании. Один раз приобретя лицензию на программу или даже приобретя ее бесплатно, предприятие получает право на обучение работников и обновление версий. Автоматизация документооборота позволяет высвободить человеческие ресурсы, исключить неизбежные при ручной обработке документации ошибки. Внедрение специальных программ позволяет повысить производительность и сократить время прохождения и исполнения управленческих решений.
Итог:Организация документооборота — условие деятельности предприятия. Автоматизация обеспечивает гарантированное выполнение главных правил документооборота — оптимальность и непрерывность.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210898-organizatsiya-dokumentooborota-v-organizatsii-19-m4

Документооборот в организации

Документооборот в организации пример схема

ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения расшифровывает понятие документооборота как движение документов внутри организации с момента их создания и получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота не устанавливается на законодательном уровне. Каждое предприятие самостоятельно регулирует свой документооборот и закрепляет основные принципы его работы в нормативных документах (инструкции по делопроизводству).

Что можно сделать для упрощения документооборота?

  1. Сделайте документооборот на предприятии централизованным. То есть все документы должны обрабатываться только в службе делопроизводства и проходить через нее.

    Это исключит дублирование и утерю документов.

  2. Внедрите электронный документооборот.

    Он значительно сократит время на обработку документов, распечатку документов, увеличит скорость доведения информации до исполнителей, обеспечит сохранность информации.

    10 причин внедрить электронный документооборот>>

  3. Разработайте схемы маршрутов документов в организации и следите за их соблюдением.Схемы маршрутов документов смотрите ниже.
  4. Регистрируйте документы один раз в службе делопроизводства. Допустимо при большом объеме документооборота регистрировать исходящие документы в отделах, а также отдельная регистрация возможна в филиалах и территориально удаленных подразделениях организации.

    Порядок регистрации документов>>

  5. Повысьте профессиональный уровень работников, отвечающих за распределение документов, регистрацию документов, наложение резолюций. Для этого есть курсы по делопроизводству. Также можно организовать семинары внутри организации с приглашением преподавателей или просто опытных работников.

  6. Проведите обучение сотрудников других отделов. Расскажите о маршрутах движения документов, раздайте наглядные материалы, приведите примеры. В дальнейшем вам не придется это объяснять по несколько раз.

Виды документопотоков

  • Входящие документы. Сюда входят документы из государственных структур, обращения физических лиц, документы из филиалов, головной организации вашей организационной структуры, других фирм и предприятий.Схема движения входящих документов внутри организации
  • Исходящие документы. Основная масса исходящих — это ответы на входящие документы, а также запросы в другие организации, направление отчетности в государственные органы.Схема движения исходящих документов внутри организации
  • Внутренние документы. Это организационно-распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы; информационно-справочные документы — служебные и докладные записки.Схема движения внутренних документов организации

Как рассчитать объем документооборота?

Объем документооборота рассчитывают для определения количества входящих и исходящих документов в организации, для расчета количества времени на их обработку и регистрацию, для эффективного распределения нагрузки сотрудников службы делопроизводства, для заполнения отчетов по требованию вышестоящих организаций.

Расчет ведется по журналам регистрации документов. Из последнего номера зарегистрированного документа за конкретный период (месяц, неделя) вычитается первый номер документа, зарегистрированного в этом периоде. Если в организации электронный документооборот, то в программе выводятся реестры за определенный период.

При подсчете нужно учитывать внутренние документы, копии документов.

«,»author»:»ÐÐ²Ñ‚ор: Инна»,»date_published»:»2016-01-03T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»https://2.bp.blogspot.com/-YhJgsdEPysc/V-utoCKZPbI/AAAAAAAAD1U/rUVbrVrfI9ct0c3ituDoTevCj03mWSXIwCLcB/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25BA%25D1%2583%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D1%2582%25D0%25BE%25D0%25BE%25D0%25B1%25D0%25BE%25D1%2580%25D0%25BE%25D1%2582%2B%25D0%25B2%2B%25D0%25BE%25D1%2580%25D0%25B3%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B7%25D0%25B0%25D1%2586%25D0%25B8%25D0%25B8.png»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2016/10/documentooborot-v-organizacii.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»ÐšÐ°Ðº упростить документооборот в организации? Как рассчитать объем документооборота? Схемы движения документов и советы для упрощения документооборота на docdelo.ru»,»word_count»:387,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2016/10/documentooborot-v-organizacii.html

Организация внутреннего документооборота в организации. Документооборот в организации пример схема. Работа с письмами и обращениями граждан

Документооборот в организации пример схема

» Техосмотр, ПТС, СТС » Организация внутреннего документооборота в организации. Документооборот в организации пример схема. Работа с письмами и обращениями граждан

Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами. Именно четкость обработки и движение документа определяет скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

В классическом представлении документооборот является теми информационными потоками, которыми, с одной стороны, организация взаимодействует с окружающей средой (государством, обществом, гражданами), с другой, — с помощью документооборота организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее взаимодействие между ее исполнительными органами, структурными подразделениями и отдельными работниками.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

  • — входящие (поступающие) документы;
  • — исходящие (отправляемые) документы;
  • — внутренние документы.

Каждый документопоток имеет свои особенности в составе, количестве,

обработке и движении.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы.

Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Количество документов всех потоков за год составляет объем документо-оборота учреждения. Эта величина нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом, она показывает загруженность всего управленческого аппарата.

Так же, различают горизонтальные и вертикальные направления потоков.

Организация документооборота на предприятии призвана связать подразделения одного уровня, подчиненные подразделения с руководством всех уровней, а также отдельные территориально удаленные друг от друга филиалы компании. При организации документооборота в организации важно взаимодействие всех видов потоков, в том числе и внутренних, по которым происходит обмен документами между равнозначными подразделениями.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

  • — содержанием или функциональной принадлежностью;
  • — структурой;
  • — режимом или цикличностью;
  • — направлением;
  • — объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Существует большая группа систем документооборота, предназначенная для поддержания отдельных видов деятельности:

  • — архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);
  • — кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);
  • — бухгалтерский документооборот;
  • — секретное и конфиденциальное делопроизводство;
  • — технический и технологический документооборот;
  • — документооборот системы менеджмента качества.

Систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности.

Обычно организация документооборота на предприятии производится на основе определенных правил, которые обязаны выполнять все сотрудники.

Время, затрачиваемое на работу с каждым документом должно быть минимальным, поэтому необходимо тщательно продумывать маршрут движения документов, заложенных в схему документооборота на предприятии. Количество звеньев, по которым проходит каждый документ в рамках системы документооборота так же должно стремиться к минимуму.

Выделяют следующие основные принципы, обеспечивающие оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени:

  • — централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов заключается в том, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ
  • — максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку)
  • — маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов)
  • — однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие — при поступлении, внутренние и исходящие — при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении)
  • — организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя)
  • — вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения
  • — исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам)
  • — снижение уровня подписания документов.

Все документы, применяемые в настоящее время в деятельности предприятия, могут быть подразделены по следующим основным признакам:

  • — По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).
  • — По объему отраженных хозяйственных операций — первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).
  • — По числу учитываемых позиций документы могут быть однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).
  • — По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).
  • — По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).
  • — По способу заполнения — документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.
  • — Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.

Таким образом, основными функциями документооборота являются:

  • — коммуникативная — заключается в обеспечении информационного внутреннего и внешнего взаимодействия;
  • — директивная — заключается в обеспечении прямого управления путем постановки задач и контроля их исполнения.

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

  • сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
  • сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

  • входящий
  • внутренний
  • исходящий

Входящая документация

Верный пример схемы документооборота в организации:

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

  • Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
  • Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
  • Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
  • Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
  • В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

  • Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
  • Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
  • В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

Источник: https://www.eaapa.ru/organizaciya-vnutrennego-dokumentooborota-v-organizacii/

Документооборот в ооо пример схема

Документооборот в организации пример схема

Глава 2. Основные правила организации документооборота ОАО

комбината «Магнезит»……………………….……….………….……….…..10

2.1 Схема движения и технология обработки документов

ОАО комбината «Магнезит»………………………………………..……….13

2.2. Регистрация документов…………………………………………..…….17

2.3 Контроль исполнения документов………………………………..…….23

Заключение……….……………..……………………………….….………..26

ПриложениеВведение Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении , хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное.ОБМЕН ОПЫТОМ

“ Сложность при внедрении графика документооборота заключается еще и в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать. Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии. Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов.

При использовании графика документооборота нередко выявляется несбалансированность некоторых сроков.

Например, документ долго находился на согласовании, а срок его представления уже прошел. Частая ситуация: появляются новые виды деятельности, документы по которым не учтены в графике документооборота. Например, организация начала работать с векселями или с электронными деньгами.

Сводные документы содержать обобщенные данные о хозяйственных операциях, а также информацию относительно состояния доходов и обязательств предприятия. Например, отчет кассира, расчетные ведомости, оборотная ведомость по счету учета.

По назначению выделяют распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные документы

  • Распорядительные документы содержат только пояснения относительно специфики операции, но не подтверждают факт ее осуществления. Это приказы, доверенности, распоряжения, инструкции.
  • Исполнительные документы же наоборот как раз и есть самым неопровержимым юридическим доказательством состоявшегося действия.

    Это кассовые чеки, накладные, банковские выписки.

  • Документы бухгалтерского оформления формируются непосредственно работниками бухгалтерии. Эти документы могут содержать как пояснения или намерения действий организации, так и подтверждать выполнение этих действий.

    Например, документ начисления аванса сотрудникам – документ, содержащий намерения, а ведомость выплаты зарплаты – документ, подтверждающий факт оплаты труда.

  • К комбинированным документам можно определить авансовые отчеты, кассовые ордера и другую документацию, в которой одновременно содержится распорядительное описание и подтверждение осуществления операции.

По способу использования выделяют разовые и накопительные документы

К разовым документам относится большинство первичных и исполнительных документов, т.к.

Важно При организации документооборота в организации важно взаимодействие всех видов потоков, в том числе и внутренних, по которым происходит обмен документами между равнозначными подразделениями. Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис.

2). В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству.

Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников. Как служебные записки, так и письма проходят обязательную процедуру регистрации. После рассмотрения адресатом они получают резолюцию и отправляются к исполнителю, который должен выполнить свое задание в установленный срок.

Исполненный документ отправляется на хранение.

Таким образом, путь внутренних информационно-справочных документов ничем не отличается от тех, что поступили в компанию извне. Отличие может быть, например, в сроке исполнения: зачастую для внутренних документов он намного меньше.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.


д.

Документооборот в организации схема

Предметом курсового исследования является организация процесса документооборота на примере ведущего предприятия города Сатки — ОАО «Комбината Магнезит».

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота на ОАО «Комбинате Магнезит».

Целью курсовой работы является рассмотреть организацию документо-оборота данного предприятия.

Задачи:

— изучить организационные формы делопроизводства на предприятии;

— рассмотреть процесс документооборота на предприятии;

— описать организацию документооборота.

Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и список библиографической литературы.

Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы.

В первой главе описано понятие документооборота и его развитие.

Во второй главе рассмотрена организация документооборота ОАО «Комбината Магнезит».

В заключении представлены выводы по курсовой работе.

В списке использованной литературы представлены 21 библиографических описания.

Глава 1.Понятие и развитие документооборота

1.1 Развитие документооборота

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др.

Документооборот в организации пример схема

Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

2.1 Схема движения и технология обработки документов на ОАО комбината «Магнезит»

Входящие документы:

Документы, поступившие, в ОАО комбината «Магнезит» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Приложение 1 ) .

Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению.

В ОАО комбината «Магнезит» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Регистрируемые документы делятся на два потока: 1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2.Документы в адрес структурных подразделений. Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока — в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов.

Схема документооборота в организации пример

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

2.3 Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов — совокупность действий, беспечивающих своевременное исполнение документов .

Организация контроля за исполнением документов в ОАО комбината «Магнезит» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (Схема № 4).

Схема 4. Контроль исполнения документов

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления ОАО комбината «Магнезит».

В структурных подразделениях ОАО комбината «Магнезит» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

Документооборот в организации пример схема по производству

Внимание Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Вывод: Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить.

Современное управление государственным предприятием, в частности ОАО «Комбинат Магнезит» — это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства ОАО «Комбинат Магнезит» документированной информацией.

Заключение Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом .Цель курсовой работы была достигнута.

Проведя анализ организации документооборота ОАО «Комбинат Магнезит» я пришла к выводу , что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

Поэтому на комбинате рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

Документооборот в организации пример схема по заработной плате

Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненкуПисьмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/[email protected] Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию.
Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности.

Документооборот в организации пример схема в турфирме

  • Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
  • Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
  • Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
  • В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело
Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.