В целях упорядочения движения документов

В целях упорядочения документооборота между отделами

До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки. 2.6.6. Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости — работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования. 2.6.7. Работа с документами в структурных подразделениях Организации осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Организации, его заместителей, руководителя структурного подразделения. 2.6.8.

Квартирный ряд

Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП. Он должен соответствовать следующим требованиям:

• создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
• может быть представлен в бумажной форме;
• содержит все обязательные атрибуты;
• имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии.
Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

Как упорядочить документооборот?

Внимание Существует три вида контроля:

• текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
• предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
• итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

• Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело.

Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность.

Важно

Организация документооборота ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, кон­троль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив. Документооборот — это движение документов в орга­низации с момента их создания или получения до от­правки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный докумен­тооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффек­тивности работы аппарата управления ГСДОУ установле­ны и закреплены единые требования к организации рабо­ты со всеми документами в организациях.

Организация делопроизводства и документооборота в организации

Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:

• обратный адрес есть только на нём;
• конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
• дата написания и время отправления бумаг отличаются;
• на конверте имеются пометки отправителя.

Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере.

• Предварительное рассмотрение.

На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю.

В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов.

В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа: 1) составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению; 2) проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию; 3) утверждение документа уполномоченными лицами; 4) ознакомление с документом ответственных исполнителей; 5) передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату); 6) выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе; 7) контроль за исполнением документа; 8) подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения; 9) сдача и оформление документов в архив на хранение.

Порядок прохождения входящих документов

Поступившие электронные документы и документы, включаемые в систему электронного документооборота Организации, регистрируются в электронной карточке следующим образом: (указать порядок регистрации и перечень сведений о документе в зависимости от используемых программ). 2.4.5. Сканированию подлежат следующие поступившие в Организацию на бумажном носителе документы: .

Электронные образы сканированных и зарегистрированных документов подлежат включению в систему электронного документооборота в качестве копий документов. 2.5.

Рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей.
2.5.1.

Зарегистрированный документ передается тому руководителю (исполнителю), в адрес которого он поступил, а при несовпадении компетенции адресата и содержания документа — передается компетентному руководителю (исполнителю).

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Они составляются для следующих целей:

• в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
• в виде запроса для последующего получения ответа.

Они подготавливаются на основании внутренних документов.

• Внутренние. Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

• Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг.

Положение о документообороте организации (примерная форма)

Извне в организацию поступают документы, внутри требуется также создавать документы, часть из которых носит регламентированный и обязательный характер. Простой график документооборота организации — пример того, как делают обычно все.

Положение о правилах работы, распорядке дня, обязанностях сотрудников — обычная норма вещей, но очень мало кто занимается разработкой «Положения о информационной системе организации».

С объективной точки зрения руководители организации могут руководствоваться чем угодно, писать какие угодно положения и должностные инструкции.

При функционировании системы автоматизированной обработки информации, в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

2.5.

Сдача дел в ведомственный архив. Сдача дел в ведомственный архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения.

Важно найти «золотую середину», чему способствует правильная постановка целей составления внутренних документов. Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы: создание, обращение, хранение и уничтожение. При создании документ составляется, оформляется, согласовывается и подписывается.

Обращение документа означает его регистрацию, передачу на исполнение или отправку адресату, копирование, ознакомление, исполнение, контроль прохождения и исполнения.

Под хранением документа понимают его списание в дело и помещение туда на хранение, а также хранение в архиве.

Источник: http://yuridicheskaya-praktika.ru/v-tselyah-uporyadocheniya-dokumentooborota-mezhdu-otdelami/

Организация документооборота

Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Организация работы с документами включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело [8].

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ [2] установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документационное обеспечение — важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Под объемом документооборота организации понимается количество документов, полученных и созданных организацией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот салона красоты за последний год, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении салона красоты выделяют три группы документов:

— поступающие (входящие);

— отправляемые (исходящие);

— внутренние.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 [8], это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности салона красоты, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

— бланк салона красоты «Леди Босс» для письма;

— общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

Внутренний документ — это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его [8]. Внутренние документы салона красоты по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

— Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Учредительное удостоверение, инструкции и т.п.);

— Распорядительные документы, издаваемые директором, его заместителями и администраторами;

— Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы в салоне красоты оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название салона красоты, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в салоне красоты при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

Схема 1.1 — Оперограмма движения входящих документов

Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

— составление проекта документа исполнителем;

— проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

— согласование проекта документа;

— подписание документа руководителем (в необходимых случаях — утверждение);

— регистрация документа;

— отправка документа адресату;

— подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. [2]

После подписания руководителем, исходящий документ передается ответственному лицу для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

порядковый номер документа, включающий номер дела;

адресат (корреспондент);

краткое содержание или заголовок;

отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

исполнитель;

примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

В данном случае в салоне красоты исходящие документы проходят упрощенный режим, в условиях отсутствия службы ДОУ документы готовятся и отправляются администратором. Регистрации документов не проводится, и только сохраняются копии.

Порядок работы с исходящими документами в салоне красоты приведен в схеме 1.2.

Page 3

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. [8]

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел [10]. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел — это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска. [11]

Несмотря на то, что салон красоты «Леди Босс» существует всего один год, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел. В настоящее время администратором ведется работа по сбору информации для составления номенклатуры дел.

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами — Государственной системой документационного обеспечения управления [2], Основными правилами работы ведомственных архивов [10], Перечнем документов с указанием сроков хранения [12], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

наименование организации;

название вида документа;

место составления;

на какой год;

название разделов;

гриф утверждения;

гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная для салона красоты «Леди Босс», представлена в приложении №8.

Формирование дел

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку [8].

В салоне красоты «Леди Босс» формирование дел проводится по номинальному признаку — названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Формирование дел проводит заместитель директора. Контроль за правильным формированием дел в этом салоне осуществляется непосредственно директором.

Анализируя работу заместителя директора по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:

— папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;[10]

-документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

— в дело подшиваются документы с разными сроками хранения.

Таким образом, при формировании дел, заместителю директора необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов [2].

Дела салона красоты подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится заместителем директора или ответственным лицом, уполномоченным на это директором.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела. [10]

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). [10]

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. [2] Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Источник: https://studbooks.net/1396609/buhgalterskiy_uchet_i_audit/organizatsiya_dokumentooborota

Инструкция по документообороту в организации образец — СИЗ, нормы, инструкции

Процесс внутреннего документооборота предприятия состоит из целого комплекса процедур (подготовка, заполнение, копирование и передача служебной информации).

Фактически это отнимает у сотрудников примерно 70 % служебного времени. Именно поэтому организация работы с документами должна быть на высшем уровне в компании.

Сейчас налаженное делопроизводство относится к группе основных условий конкурентоспособности.

Вы узнаете:

• Какую роль играет делопроизводство в организации работы с документами.
• Что собой представляет процесс документирования и работы с документами.
• Как организовать работу с входящими, исходящими и конфиденциальными документами.
• Чем может грозить неправильная организация работы с документами.

Делопроизводство как неотъемлемая часть организации работы с документами

Прежде всего необходимо определить, кто на предприятии будет заниматься инструкцией по делопроизводству. Как правило, ее разрабатывает служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

В процессе также задействованы юристы и служащие архива. Если в компании архив не предусмотрен, составление инструкции можно делегировать секретарю.

Готовый документ по делопроизводству начинает действовать с момента подписания его руководителем.

Инструкция начинается с грифа утверждения, где указана дата подписания и Ф. И. О. уполномоченного на это должностного лица. Как вариант может присутствовать ссылка на распорядительный документ (его дату и номер). Официально утвержденная инструкция доводится до каждого структурного подразделения и обязательно соблюдается работниками организации.

В обязанности службы ДОУ входит обучение новым изменениям и правилам лиц, ответственных за делопроизводство и организацию работы с документами в своем отделе. Разработчики инструкции толкуют ее содержание слушателям, выделяя ключевые моменты. С руководством по делопроизводству обязательно знакомят каждого сотрудника, а контроль над его соблюдением осуществляет служба ДОУ.

Подготовка данного документа требует немало времени и сил. Поэтому, приступая к его созданию, следует связаться с государственным архивом, где согласно договору вам предоставят консультации.

Для небольших предприятий требования к документообороту нужно закрепить. В большинстве из них действует лишь несколько ключевых правил делопроизводства.

Если в процессе работы документы теряются либо утрачивают силу, утверждается новая директива или порядок движения документации.

Перечислим разделы, входящие в состав инструкции по делопроизводству, и их основное содержание.

1. Раздел «Общие положения» предусматривает:

• информацию о документах, которые регулирует инструкция (только секретные, все подряд и др.);
• ответственность за невыполнение правил;
• назначение подразделения, обеспечивающего единый документооборот во всех структурных единицах компании.

1. Тематические разделы вначале описывают процессы составления и оформления документации, затем определяют:

• виды документов;
• порядок оформления приложений и копий;
• правила подготовки и согласования нормативов;
• регламент использования документации исполнителями;
• порядок размножения документов, применения бланков строгой отчетности и печатей.

Дополнительно этот раздел может вмещать информацию о правилах разработки документации коллегиального совещательного органа и заместителей руководства.

1. Раздел «Документооборот» определяет основной порядок организации работы с документами:

• прием поступающей (входящей) документации;
• отправление исходящей документации;
• основные инстанции документооборота;
• учет его объема;
• процедура движения документов между организационными единицами.

1. Раздел «Регистрация документов» отображает:

• способы регистрации внутренних, входящих и исходящих бумаг;
• сроки их оформления;
• правила индексации документов.

1. Раздел «Организация справочной работы с документами» содержит:

• принципы справочно-информационной работы в организации;
• описание справочных массивов (электронных баз, картотек и др.);
• порядок классификации и систематизирования справочных данных;
• методику поиска информации.

1. Раздел «Контроль над исполнением документов» поясняет, как:

• устанавливать категории непременно контролируемых документов;
• ставить важные бумаги на контроль;
• применять методики контроля (бланки контрольных карточек, пометки на документах);
• устанавливать обязанности исполнителей;
• подытоживать данные контроля исполнительской дисциплины и сообщать их руководству.

1. Раздел «Оперативное сохранение документов» показывает, как:

• обеспечивать сохранность документации делопроизводителями и другими подразделениями организации;
• установить ответственных за хранение важных бумаг;
• формировать дела для некоторых групп документации;
• создавать и пользоваться номенклатурой;
• приводить дела в систему.

1. Раздел «Оформление документации для сдачи в архив» описывает:

• какие документы уничтожаются, а какие передаются на хранение;
• порядок подготовки дел к архивации;
• правила составления описей и оформления дел;
• процедуру передачи документации в архив.

Содержимое инструкции по делопроизводству (далее ИПД) обусловлено регламентом деятельности предприятия и организацией работы с внутренними документами.

Поэтому в нее могут входить не все тематические разделы либо, наоборот, присутствовать полезные дополнения.

Так, инструкция может содержать порядок рассмотрения обращений граждан, правила обработки документации с грифом ДСП, технические аспекты обеспечения подготовки документов.

Кроме того, ИПД может включать специальные приложения со справочной информацией, оттисками печатей, схемами (рисунками), списком контрольных документов.

• Как выстроить грамотное управление бизнес-проектами

Процесс документирования и организации работы с документами

Организация работы с документами на предприятии требует обеспечения оптимальных условий для любых видов обработки бумаг – от их получения (создания) и до передачи в архив (уничтожения).

Полный цикл перемещения документов внутри компании с момента появления и до конца срока действия (отправки) создает внутренний документооборот.

Все действия с локальными деловыми бумагами можно выстроить в технологическую цепочку:

• принятие входящей корреспонденции и ее предварительная систематизация (разметка) секретарем;
• регистрация документации и подача руководителю на ознакомление;
• визирование начальником каждой деловой бумаги с указанием принятого решения и передача их исполнителям;
• реализация заданий, указанных на документах; контроль над их исполнением; подшивка образовавшихся в ходе этого бумаг в дело; применение документации в информационно-справочной работе;
• установление сроков хранения, которые предусматривают дальнейшее использование документов, передача их на архивное хранение или уничтожение.

Документооборот организации включает в себя три группы документации:

• поступающая извне (входящая);
• внутренняя (локальная);
• исходящая (отправляемая за пределы предприятия).

Каждая группа обладает своими нюансами обработки и передвижения.

Деятельность по реализации и контролю над исполнением официальных бумаг распространяется на входящие и внутренние документы, в виде исключения затрагивая исходящие. Начиная с этапа составления дел, все документальные группы проходят одинаковую процедуру, помимо входящей корреспонденции, которая хранится не более года и в архив не передается (за редкими исключениями).

В основу результативной организации работы с официальными документами заложена четкая дифференциация функций и, соответственно, обязанностей между сотрудниками предприятия, установленных должностными инструкциями.

Чтобы утвердить общий порядок составления и обработки документации в компании, составляется инструкция по делопроизводству, которая содержит шаблоны типового оформления официальных бумаг и нормы по работе с ними.

Процедура подготовки и согласования локальной документации практически не отличается от составления исходящей корреспонденции и предусматривает аналогичные операции (кроме направления адресату).

Регистрация может применяться для документов любых групп и в первую очередь для входящих (в основном организации не практикуют регистрацию внутренних бумаг).

Регистрация документа выражается в присвоении ему номенклатурного индекса и регистрационного номера (даты) с дальнейшим внесением кратких сведений о нем в специальный журнал (карточку) либо компьютеризированную систему учета. Это позволяет оперативно отыскать необходимые бумаги, обеспечить их сохранность и проконтролировать выполнение заданий, связанных с ними.

Существует несколько форм регистрации документов:

• централизованная – максимально продуктивная система, когда все регистрационные структуры соединены воедино либо учет официальных бумаг выполняется одним сотрудником;
• децентрализованная форма, при которой документы регистрируются по месту своего создания (в отделах и службах) либо исполнения;
• смешанная – комбинированная форма, предполагающая централизованный учет определенной части бумаг и децентрализованную регистрацию в структурных единицах.

Заметим, что регистрация производится одноразово и не может быть повторной в ходе документооборота внутри организации.

Регистрируемые документы подразделяются на группы (причем каждая из них учитывается отдельно) таким образом:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние;
• конфиденциальные с грифом «КТ»;
• коммерческие контракты.

В процессе регистрации каждой из групп используются общие унифицированные способы их индексации (нумерации). Для внутренних бумаг и коммерческих договоров существует порядковая нумерация, когда по журналу присваивается регистрационный номер от 1-го (или 01) с начала января ежегодно и далее по порядку до конца декабря включительно.

При небольшом документообороте и стопроцентной сохранности внутренняя документация и коммерческие договоры по воле администрации могут отдельно не учитываться. В этом случае им присваивают обычный порядковый номер после предыдущего документа, внесенного в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, включающие: порядковый номер, номенклатурный индекс организационной единицы (должностного лица), номер дела, куда подшивается конкретный документ либо копия.

Источник: https://www.kom-dir.ru/article/2200-organizatsiya-raboty-s-dokumentami

Регламенты по делопроизводству: самые необходимые и просто полезные

Регламентировать любой производственный или бизнес-процесс – значит установить правила выполнения этого процесса на уровне внутреннего, корпоративного, законодательства. Сделать это можно при помощи локальных нормативных актов. Какие из них могут действовать в организации и понадобятся в первую очередь, рассмотрим в статье.

Признаки локальных нормативных актов (лна)

В юриспруденции существует понятие «нормативный правовой акт». Нормативные правовые акты высшего, государственного, уровня содержат нормы права, обязательные для всех граждан государства.

Это, например, Конституция РФ, федеральные законы, кодексы, указы Президента.

В отличие от общегосударственных локальные нормативные акты действуют в рамках одной или нескольких организаций и обязательны только для их работников.

Источник: http://rossiz.ru/instruktsiya-po-dokumentooborotu-v-organizatsii-obrazets/

С целью упорядочивания документооборота

Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:

• обратный адрес есть только на нем;
• конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
• дата написания и время отправления бумаг отличаются;
• на конверте имеются пометки отправителя.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы.

Внимание

N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21. 11. 1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности. 2.

Заместителям начальника Управления, начальникам отделов: 2.

1. Неукоснительно руководствоваться в своей работе требованиями Регламента Правительства Москвы, утвержденного постановлением Правительства Москвы от 17. 09. 2002 N 754-ПП, а также Порядком работы с документами в Управлении жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства (п.

1). 2. 2. Довести настоящий приказ до сведения всех сотрудников Управления. 3.

ДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненк

• проблемные должники — старший менеджер по продажам;
• решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
• определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
• данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
• определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.

• В целях упорядочения движения документов
• С целью упорядочивания документооборота
• Квартирный ряд
• В целях упорядочивания документооборота
• В целях упорядочивания документооборота приказываю
• В целях упорядочивания документооборота с договорами
• О документообороте в организации

На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю.

Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости — работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования. 2.6.7. Работа с документами в структурных подразделениях Организации осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Организации, его заместителей, руководителя структурного подразделения. 2.6.8.

В целях упорядочивания документооборота

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

• — название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
• — название предприятия или его структурного подразделения;
• — адресат или корреспондент документа;
• — краткое содержание документов дела;
• — название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
• — даты (период), к которым относятся документы дела;
• — указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

В целях упорядочивания документооборота приказываю

Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием.

В целях упорядочивания документооборота с договорами

В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы подлежат дальнейшему использованию в справочно-информационной работе, передаются в архив уничтожения.

2.3. Утверждение документов

Документ приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

В подписанные документы вносить какие-либо изменения и дополнения без разрешения лица, подписавшего документ, запрещается.

2.4. Регистрация и учет документов

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организаций.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации.

Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности.

Если же компания имеет в составе удаленные структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

О документообороте в организации

Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет правильное его использование.

Ведь документ — это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность.

Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования.

Поэтому начальнику кадров целесообразно оформить и утвердить график документооборота в сфере регулирования трудовых отношений. Согласно ст. 2 Федерального закона от 27. 07.

2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документ (документированная информация) — это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно ст. 1 Федерального закона от 29. 12.

1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ — это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования.

Руководителям департаментов и управлений провести тщательную инвентаризацию относящихся к их компетенции договоров (соглашений), заключенных Министерством финансов Российской Федерации, и передать подлинники и визовые экземпляры действующих договоров (соглашений) по описи, соответственно, в Административно-контрольный департамент и Управление по защите информации по согласованным с ними графикам, но не позднее 5 апреля 1998 года. Следующий этап обработки входящей корреспонден­ции — регистрация. Обычно она проводится в два этапа следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы на рассмотрение руководителю, а после резолюции руководителя заканчивает регистрацию, записывая в регистрационную форму текст резолю­ции (конкретное действие, которое необходимо произве­сти, фамилию исполнителя и срок исполнения).

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

(Москва)

(Санкт-Петербург)
(Федеральный номер)

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://ohrana-nasledie.ru/s-tselyu-uporyadochivaniya-dokumentooborota

В целях упорядочения документооборота

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ [2] установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документационное обеспечение — важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия.

Организация документооборота

Документооборот — это движение в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях. Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние.

Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов,совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение,формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела. Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели».

В целях упорядочения документооборота приказываю

Важно Обычно она проводится в два этапа следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы на рассмотрение руководителю, а после резолюции руководителя заканчивает регистрацию, записывая в регистрационную форму текст резолю­ции (конкретное действие, которое необходимо произве­сти, фамилию исполнителя и срок исполнения). Некото­рые организации регистрируют входящие документы по­сле их рассмотрения должностным лицом.

После регистрации входящие документы передаются в структурные подразделения исполнителям.

Обработка до­кументов и передача их исполнителям должна осуществ­ляться в день их поступления в организацию. В некото­рых случаях исполнитель может быть ознакомлен с тек­стом документа до рассмотрения документа руководите­лем организации.

До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки. 2.6.6. Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости — работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.
2.6.7. Работа с документами в структурных подразделениях Организации осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Организации, его заместителей, руководителя структурного подразделения.

С целью упорядочения документооборота

Внимание

Установить, что договоры (соглашения) от имени Министерства финансов Российской Федерации заключаются министром или заместителем Министра в силу полномочий, предоставленных ему на основании приказа Министерства финансов Российской Федерации.

3. Ввести, начиная с 10 марта 1998 года, централизованные регистрацию и хранение подлинников и визовых экземпляров действующих договоров (соглашений), заключенных Министерством финансов Российской Федерации.
В этих целях:

3.1. Административно-контрольному департаменту (Бучельников Е.А.) обеспечить:

3.1.1. Организацию и ведение специального учета вновь заключаемых договоров (соглашений) путем создания их банка данных на бумажных и электронных носителях.

3.1.2.

Приказ в целях упорядочения документооборота

организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. ГОСТР 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» В технологию работы с документами входит:

• * прием и первичная обработка документов;
• * их предварительное рассмотрение и распределение;
• * регистрация документов;
• * контроль исполнения документов;
• * информационно-справочная работа;
• * исполнение документов;
• * их отправка;
• * систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий.

Гриф проставляется в верхнем правом углу титульного листа документа.

УТВЕРЖДАЮ

Директор лицея

«Дон — Текс»

_Т.К. Черепнева

подпись

11.08.97 г.

УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания педсовета

Источник: http://karta-nedvizhimosti.ru/v-tselyah-uporyadocheniya-dokumentooborota